+7 (499) 653-60-72 Доб. 355Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 525Санкт-Петербург и область

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот. Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов. Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях.

Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией.

Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место. Как работать с входящими нерегистрируемыми документами. Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку. В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении Таблица 2.

После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно. Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции.

Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами. Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов не являющихся корреспонденцией , то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо. Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству обычно это инструкция или в простом приказе по основной деятельности. Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех.

Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо Пример 1. С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов. Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них.

На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них. Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами. Оно определяется интуитивно. Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры.

Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно. Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма. Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой.

Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней. Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс.

Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:. Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией.

Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления. При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их.

Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др.

Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть. В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности Пример 2. Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр.

Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации. Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов — это большая ошибка. Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату. Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так — это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции.

И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации. Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка.

Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него. Затем — реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены. Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов Пример 3.

Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами. Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги.

Конечно, это шутка. Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа. Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен. Вполне достаточно копии, а еще лучше — скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя.

Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело. Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел. Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре. Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю — дело очень рискованное.

Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение — организации и учреждения, работающие сезонно.

Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в году, то в номенклатуре года ему не место. Кроме того, номенклатура дел — это еще и учетный документ. По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем.

Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год. Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором.

Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января. Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов — неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения.

И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены. Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению. Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу.

Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т.

Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида. Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи — 15 лет статьи 35, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

Они тоже помещаются в отдельные дела. Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика.

Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно. Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма.

Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом. Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы.

Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации. Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии. Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.

Журнал регистрации входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама

В любую организацию поступает множество входящих документов — письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер. Во-первых, регистрация поступившего документа подтверждает факт его получения организацией. Для этого полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в журнал регистрации.

Нумерация исходящих писем и приказов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться!

Регистрация исходящих документов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

Она производится в течение 30 дней. Вариантов детского воровства несколько: Ребенок делает это только. По закону обязательным является только страхование самого объекта ипотеки, но банки старательно навязывают комплексное страхование. Правомерность подобных разъяснений, на наш взгляд, может быть оспорена.

Однако помните, данным вопросом необходимо заниматься заблаговременно. На основании докуметов о наследованиии и о государственной регистрации права собственности на квартиру вас обязаны зарегистрировать (прописать) в унаследованной квартире.

Ограничений по количеству совмещаемых должностей трудовым законодательством не установлено. Какие льготы имеет ветеран труда красноярского края. Любой предприниматель имеет возможность воспользоваться услугами таможенного брокера, специализирующегося на таможенном деле.

10 любимых ошибок в управлении документами

В том случае, когда от пережившего супруга не поступило заявления в нотариальную контору о выдаче ему свидетельства о праве собственности, значащееся за наследодателем имущество поступает в общую наследственную массу и на него выдается свидетельство о праве на наследство всем наследникам в общем порядке.

Суть метода состоит в предоставлении каждому из владельцев помещения изолированной жилплощади, пригодной для проживания. У меня такой вопрос, я обратилась в суд с заявлением о призвании имущества совместной собственностью и определение долей в совместном имуществе при следующих обстоятельствах: Так, в период брака в 1991 году я вместе с мужем на общие денежные средства приобрела жилой дом, что подтверждаются документами, т. Для признания садового дома жилым домом и жилого дома садовым домом собственник садового дома или жилого дома представляет в уполномоченный орган местного самоуправления непосредственно либо через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

В какой форме выплачивается. Стоит помнить, что пачки сигарет присутствуют во все времена в жизни курильщика, в ситуациях удовольствия и удовлетворения, а также во времена печали и конфликтов.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих .. С нового календарного года нумерация начинается с первого номера, даже.

В зависимости от устройства системы коммуникаций квартиры или дома, объект может оснащаться одним или двумя приборами.

Какое жилье можно приобрести. На счетчике имеется 8 цифр разного цвета5 первых черного и 3 последних красного. Однако, к уже существующим способам хищения постоянно появляются новые методы и схемы. Если вынужденные мигранты будут жить в городе, то величина государственной помощи приравнивается к размеру минимальной зарплаты.

Постановление Правительства Тюменской области от 27 июля 2018 г. В документе нет никаких печатей. Можно ли отменить дарение. Скорее всего, тарифы будут рассчитываться на основе статистических данных.

Где и за сколько можно сделать дубликат. Что нужно указать в заявлении о выдаче судебного приказа. Существуют также плинтусы с кабель-каналами, они отлично маскируют провода, расположенные на уровне пола.

Фритюрницы такой конструкции готовят до 10 килограмм картофеля в час. Земли промышленного значения образуются на основе ранее созданных участков, на которых действовали производственные объекты либо в результате изменения статуса земель иных категорий.

Но на практике оказывается иначе, поскольку чиновники берут документ, а позже выясняется, что паспорт человеку не получить. Если же отключение коснулось не только горячей воды, но и отопления, а также холодного снабжения, то будет полезно обратиться в Московскую жилищную инспекцию.

По общему правилу, отраженному в ст. Это отличает такой платеж от задатка. Работник был уволен из организации по сокращению штата.

Здесь стоит отметить, что максимальная сумма ипотеки составляет 2,2 млн рублей. Исковое заявление подается только на собственника жилья. В процессе заряда напряжение на клеммах аккумулятора постепенно стремится сравняться с напряжением зарядника, а зарядная сила тока снижается, стремясь к нулю.

Завещание составляют в двух экземплярах. Ни в коем случае не берите гильзы и оружие преступника (если он его имел).

Госпошлина при подписании мирного соглашения. Имеющиеся средства списываются в счет задолженности, но поступление средств не запрещается. Это нужно для сотворения настоящей инфраструктуры, нацеленной на развитие и продвижение проекта.

Только после этого он назначает размер ежемесячной денежной поддержки.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Жанна

    что так камень вылетел Снимите В Казахстане прикольно будет Когда будет новый сезон?

© 2018 shrenikganatra.com